En cumplimiento de la normatividad nacional vigente sobre Tratamiento de Datos, Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. –, solicita a las personas cuyos datos personales obtuvo, con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 1377/13 y en razón a las diferentes actividades mediante las cuales desarrolla su objeto social, que a través del link conozcan las Políticas sobre Tratamiento de Datos de la Empresa y autoricen de manera libre e informada que los suyos sigan siendo objeto de Tratamiento según las mismas y para las finalidades que allí se describen. En dichas Políticas encontrarán también sus derechos como titulares de la información y los canales de comunicación dispuestos por la Compañía para su ejercicio.

Identificación de la empresa

COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. - Ci2 S.A. - es una empresa comercial nacional legalmente constituida de acuerdo a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 830.056.149-0 y domiciliada en Bogotá DC avenida calle 26 #96J-90 oficina 404, edificio OPTIMUS.

En desarrollo de nuestro objeto social, la actividad económica principal de la Compañía es Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones. Adicionalmente contamos con alcance para Procesos estratégicos, operativos y administrativos; abarcando la gerencia y ejecución de proyectos de ingeniería en telecomunicaciones, seguridad electrónica, CCTV, investigación, diseño, desarrollo e innovación de soluciones tecnológicas, incluyendo el suministro, soporte técnico, montaje, instalación, consultoría, interventoría, mantenimiento y servicios asociados; comercialización de equipos y software para informática y sistemas de respaldo de energía de baja tensión

Objetivo y normatividad aplicable

La Presentes política tiene como objetivo dar un adecuado cumplimiento a la normatividad nacional vigente sobre Tratamiento y Protección de Datos Personales: Ley 1581/12 y Decreto 1377/13; entendiéndose que en caso de contradicción entre lo aquí consignado y la normatividad citada, primará esta última.

En caso de entrar en vigencia cualquier disposición legal que adicione, modifique, desarrolle o reemplace dichas normas, la presente Política de Tratamiento de Datos se entenderá cobijada por las mismas, procediendo en dicho caso la Compañía a hacer los ajustes y modificaciones pertinentes.

Conceptos

Los conceptos con implicaciones jurídicas utilizados en el presente documento tendrán el significado que a los mismos le asigne la ley.

Los conceptos que no tengan implicaciones jurídicas, tendrán el significado que normalmente se les asigna en nuestro país dentro del entorno sociocultural al que pertenece la empresa.

Siendo así, el presente listado, tomado directamente de ley 1581/12 artículos 3 y 5 y decreto 1377/13 artículo 34, se limita a las expresiones con implicaciones jurídicas más usadas dentro del presente documento:

  1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. DATO SENSIBLE: ... (...) aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  7. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  9. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  10. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  11. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aplicabilidad

Las Política de Tratamiento de Datos contendida en el presente documento aplica al Tratamiento de los Datos que la Compañía recepcione u obtenga de todas aquellas personas tanto naturales como jurídicas con las que entre en relaciones debido al desarrollo de su objeto social, esto incluye a empleados, clientes, proveedores, etc.

Alcance de la autorización

La autorización dada por el Titular de la información o por la persona facultada para suministrar la información cuando se trate de personas jurídicas o casos especiales, se extiende a:

  1. El Tratamiento de los Datos, esto es: su recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación y supresión.
  2. La verificación en fuentes de acceso público tanto públicas como privadas, de los Datos suministrados
  3. La consulta de nuevos Datos en fuentes de acceso público, tanto públicas como privadas
  4. La Transmisión de los Datos
  5. La Transferencia de los Datos

La Compañía tratará los Datos según la autorización que para ello se le confiera por su titular, solo durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

La Compañía documentará los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los Datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. (artículo 11 decreto 1377/13)

Finalidad del tratamiento

Las finalidades del Tratamiento de Datos por parte de la Compañía son:

  1. El correcto y eficiente desarrollo de su objeto social
  2. El cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales
  3. El conocimiento de sus proveedores, contratistas, clientes, empelados, etc.
  4. La optimización de sus procesos internos
  5. La optimización de las comunicaciones con los mismos
  6. El conocimiento del mercado
  7. La disposición de una herramienta que permita obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por parte de éstos.

En función de esta última finalidad, la autorización para el Tratamiento de Datos suministrada por los Titulares de los mismos o por las personas facultadas para dar dicha autorización, se extiende a la Transmisión y Transferencia de los mismos, tanto dentro del país como en el exterior, con aquellos terceros como abogados, casas de cobranza, entidades financieras, entidades del estado, etc. que en un momento dado puedan colaborar con la consecución de las finalidades señaladas.

Principios generales aplicables al tratamiento de datos

La Compañía, en desarrollo de su objeto social y siempre dentro del marco de la ley y de sus Estatutos, recepciona, obtiene, almacena y trata Datos de personas tanto naturales como jurídicas; dicho Tratamiento, en cumplimiento de la normatividad nacional vigente, se someterá a los siguientes protocolos:

  1. AUTORIZACIÓN PREVIA: Salvo norma en contrario, Ci2 S.A. no dará Tratamiento a Datos Personales de personas jurídicas o naturales, sin contar antes con la autorización voluntaria e informada del Titular de dichos Datos, o de la persona facultada para dar dicha autorización en el caso de personas jurídicas. Se anota a este respecto que la Compañía, de acuerdo a los postulados constitucionales y legales, presume la buena fe de quien le suministra los datos, y, por tanto, la facultad de dicha persona para dicho suministro. En consecuencia, no se hace responsable por las violaciones legales cometidas por aquellos que le suministren información sin estar facultados para ello.
  2. OBSERVANCIA DE LA FINALIDAD: Salvo norma en contrario, Ci2 S.A. no dará a los Datos que le suministren, una finalidad diferente a la autorizada por el Titular de la misma o por la persona facultada para autorizar su Tratamiento.
  3. CALIDAD DEL DATO: Salvo norma en contrarios, Ci2 S.A. presume la veracidad, completitud, verificabilidad, vigencia y exactitud, de los datos sujetos a su Tratamiento. Para garantizar la comprensibilidad y utilidad de los Datos, la Compañía solicitará corrección u ampliación de aquellos Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. RESPETO A LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: La Compañía dispondrá de canales físicos, telefónicos y electrónicos para que el Titular o la persona facultada para ello, ejerza los derechos que le asisten respecto de los datos bajo Tratamiento, tales como solicitar información, modificación o supresión de los mismos, etc.; de conformidad con los dispuesto en la Ley 1581/12 y Decreto 1377/13.
  5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Salvo norma en contrario, la Compañía salvaguardará el acceso a los Datos bajo su Tratamiento (aun cuando la relación que dio origen a dicho tratamiento haya concluido) permitiendo su acceso, transfiriéndolos o transmitiéndolos, solo a aquellas personas autorizadas dentro o fuera de la Compañía que para cumplimiento de las finalidades antedichas deban conocerlos.
  6. INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN: La Compañía permitirá el acceso a los Datos bajo su Tratamiento solo a las personas antedichas, de manera que los mismos no puedan ser adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por personas no Autorizadas.
  7. NECESIDAD: La Compañía solo recolecta y somete a Tratamiento aquellos Datos necesarios para el cumplimiento de las finalidades señaladas en el numeral 6 del presente documento.

Derechos de los titulares

Los Titulares de los Datos sujetos a Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los siguientes derechos consagrados en la ley 1581/12 artículo 8 y el decreto 1377/13.

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares

El Procedimiento previsto por la Compañía para que los Titulares ejerzan los derechos contemplados en el artículo anterior son es el previsto en los artículos 14 y 15 de la ley 1581/12:

CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Excepciones a la necesidad de autorización para tratamiento

De conformidad con el artículo 10 de la ley 181/12, no será necesaria la autorización del Titular de la información, en los siguientes casos:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  6. Si impone una carga desproporcionada para la compañía o es imposible solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su consentimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, a pesar de implementar los mecanismos alternos como diarios de circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de internet del responsable, entre otros, se informara a la Supertiendencia de Industria y Comercio de este hecho, dentro de los cinco (5) días siguientes a la implementación de estas políticas.

Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

De conformidad con lo estipulado en el artículo 6 del decreto 1377 de 2013, la autorización de los Datos Sensibles no es obligatoria. Tienen la categoría de sensibles del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el aquellos que afectan la intimidad origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

La Compañía no condicionará las relaciones con el Titular de la información a la autorización de Tratamiento de sus Datos sensibles.

Los Datos de niños, niñas y adolescentes por parte de la Compañía, se acogerá a lo dispuesto en el Artículo 12 del decreto 1377/13: El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Área encargada del tratamiento

El área encargada dentro de la Compañía como Responsable del Tratamiento de Datos es la Dirección del SGISI Proceso E a través del Coordinador de Seguridad de la Información. Esta área se encargará del cumplimiento de las presentes Políticas y de tramitar los requerimientos referentes a los mismos.

Canales y horarios de comunicación

Dirección física: Avenida Calle 26 # 96 J - 90
Teléfono: 6085858
E-mail: sgi@ci2.co
Persona encargada: Coordinador de Seguridad de la Información

Modificación

La modificación de las presentes Políticas en ningún caso será oculta. La versión de este documento para acceso de los Titulares de la información siempre será la actualizada, y el mismo podrá ser consultado a través de las actividades en el E1-P1 Procedimiento Control de Documentos y Registros establecidas por la compañía.

Vigencia

Las presentes políticas entran a regir a partir del 05 de Julio de 2016.

Dado en Bogotá D.C., a los 30 días del mes Junio del año 2016 por aprobación de la Gerencia General.